Bitrix24 - recenzja sytemu, opinie i test funkcjonalności
Bitrix24 - recenzja sytemu, opinie i test funkcjonalności
Minuty
Autor
Hauer Mateusz
Bitrix24 to znacznie więcej niż tylko system CRM. To kompletna platforma, która oferuje całą gamę narzędzi do współpracy w zespołach, zarządzania projektem, udostępniania plików i wiele więcej. To rozwiązanie narodziło się w 2012 roku i obecnie cieszy się popularnością w ponad 5 milionach organizacji. To imponujące osiągnięcie, prawda? Co sprawia, że Bitrix24 jest tak ceniony i powszechnie wykorzystywany? Oto kilka rzeczy, które warto sprawdzić!
Czy platforma Bitrix24 jest odpowiednia dla Twoich potrzeb?
Bycie przedsiębiorcą to ciągłe wyzwanie, gdzie często nie mamy kontroli nad wydarzeniami, z wyjątkiem naszych decyzji. Nasze działania kształtują to, jak prowadzimy biznes, jaką wartość dostarczamy i jak efektywnie wybieramy spośród tysiąca zadań, które czekają na nas każdego dnia.
Bitrix24 to system o imponujących możliwościach, a twórcy zdają się dążyć do zdominowania rynku rozwiązań chmurowych dla firm. Wydaje się, że platforma ma potencjał, by konkurować z innymi graczami oferującymi dedykowane rozwiązania, takimi jak Office 365 czy programy do zarządzania projektami, np. TeamWork.
Jednakże, moim zdaniem, to w obszarze CRM tkwi siła i przewaga konkurencyjna tego systemu.
Wszystkie interakcje z klientami w jednym miejscu.
Jedną z największych zalet Bitrix24 jest to, że od czasu, gdy wszystkie te kanały są połączone, nie musimy ciągle zaglądać na różne strony, takie jak Facebook czy Instagram, żeby sprawdzić nowe komentarze wymagające uwagi. System samoistnie sygnalizuje mi, gdy coś jest pilne, a ja mogę zareagować od razu.
Centrum kontaktowe BITRIX24
Inną zaletą tego rozwiązania są jego duże możliwości dostosowania.
Zarządzanie poszczególnymi kanałami pozwala na:
Przypisanie konkretnych pracowników do kontaktów przez dany kanał komunikacyjny.
Określenie maksymalnej liczby jednoczesnych rozmów prowadzonych przez jedną osobę.
Przekierowanie oczekujących na odpowiedź klientów do dostępnych pracowników, gdy ci pierwsi są zajęci.
Centrum kontaktowe to ogromna wizualizacja wszystkich kanałów dostępu w systemie. To tylko część możliwości, ale połączona z analizą danych Bitrix24 tworzy kompleksowe narzędzie o dużym potencjale.
Bitrix24 z myślą o pracownikach.
Przy kształtowaniu struktury firmy, komunikacja z pracownikami jest równie istotna jak kontakt z klientami, szczególnie teraz, gdy duża część pracy przeniosła się do online'owych narzędzi w związku z pandemią. W takiej sytuacji Bitrix24 staje się cennym wsparciem.
Wideorozmowy
Bitrix oferuje opcję wideokonferencji, gdzie nawet 24 osoby mogą uczestniczyć jednocześnie, co jest wygodne, ponieważ automatycznie tworzy czat dla uczestników. To ułatwia szybkie ustalenie dogodnego terminu dla wszystkich.
Niestety, podczas mojego testu tej funkcji w Bitrix24 napotkałem pewne problemy. Choć obraz był w porządku, dźwięk często się przycinał, a opcja udostępniania prezentacji nie działała, co uniemożliwiło jej pokazanie podczas wideokonferencji.
Możliwe, że ta funkcja, będąca jeszcze w wersji beta, zostanie ulepszona i naprawiona w przyszłości. Póki co, musiałem wrócić do innych narzędzi, takich jak MS Teams, aby przeprowadzić wideokonferencję bez problemów.
Bazy wiedzy
W każdej firmie ważne jest utrzymanie spójnego podejścia do obsługi klienta, które ma być zgodne z określoną procedurą. Właśnie dlatego potrzebna jest Baza Wiedzy, a Bitrix24 oferuje takie rozwiązanie.
Baza Wiedzy to zbiór powiązanych podstron, zaprezentowanych w uporządkowany, estetyczny sposób. Jej tworzenie nie wymaga specjalistycznej wiedzy technicznej. Jeśli umiesz dodać artykuł do platformy takiej jak Wordpress, z łatwością poradzisz sobie z korzystaniem z Bazy Wiedzy w Bitrix24.
Baza wiedzy
Menadżer projektów i zadań
Oprócz systemu CRM, Bitrix24 oferuje kompleksowe narzędzia do zarządzania zadaniami i projektami, co jest kluczowe dla efektywności pracy. To, kto miał styczność z dużej liczby zadaniami do wykonania i pragnął mieć nad nimi kontrolę, doceni funkcjonalność tego systemu. Bitrix24 wyróżnia się swoją użytecznością w tym obszarze.
Bitrix - Zarządzanie zadaniami i projektami
Oczywiście, głównym celem systemu nie jest jedynie rejestrowanie zadań czy projektów, ale wsparcie ich realizacji. Bitrix24 jest wyposażony w mnóstwo opcji pozwalających na dostosowanie wyświetlanych informacji, w zależności od preferencji użytkownika. Można wybierać między widokiem listy, tablicy kanban, a nawet wykresem Gantta - to wszystko dostępne.
Bitrix - Zadania grupy roboczej
Ważnym aspektem jest również możliwość filtrowania zadań lub grupy zadań według różnych kryteriów, takich jak osoba odpowiedzialna, nieodpowiedzione komentarze, opóźnione zadania lub te, których termin wykonania zbliża się. Istnieje wiele opcji do wyboru.
Chciałbym poruszyć kwestię współpracy z zewnętrznymi osobami. Czasami potrzebujemy, by osoby spoza firmy miały ograniczony dostęp do określonych materiałów projektowych.
Tutaj Bitrix24 wygrywa. Nie płacisz za każdego użytkownika - pakiet, z którego aktualnie korzystam, oferuje aż 50 użytkowników, niezależnie od tego, czy są pracownikami, czy współpracownikami spoza firmy. Przy pełnym wykorzystaniu tej puli wychodzi około 7 zł za osobę w miesiącu, co sprawia, że Bitrix24 jest bardzo konkurencyjny cenowo.
Po drugie, nie musisz mieć określonej domeny, jak w przypadku innych rozwiązań, na przykład Office 365. Zarówno pracownicy, jak i współpracownicy, mogą się zalogować używając dowolnego adresu e-mail działającego w różnych domenach. To sprawia, że rezygnacja z Office 365 staje się bardziej realna.
Istnieje jeszcze jedna ważna rzecz.
Często potrzebujemy dużo miejsca na pliki, co skłania nas ku rozwiązaniom typu Office 365. Bitrix24 oferuje wirtualny dysk o pojemności 100 GB (w pakiecie Standard) lub 1 TB (w pakiecie Professional). Chociaż ten drugi pakiet jest droższy, przynosi więcej korzyści - brak ograniczeń liczby użytkowników i dodatkowe funkcje. Warto zastanowić się nad tym rozwiązaniem w przyszłości, gdy wszystkie opcje beta staną się pełnowartościowymi dodatkami.
Wyobraź sobie, że każda funkcja w systemie ma jeden wspólny cel: stworzyć okazję sprzedażową, którą zespół ds. sprzedaży zamieni w realne zyski. To jest istota serca systemu, czyli CRM.
Lejek
Lejki w Bitrix24 to rodzaje ścieżek sprzedażowych, z których możesz skorzystać. Dla osób, które nie znają tego terminu, lejek to zestaw kolejnych kroków, które trzeba podjąć, aby zwiększyć szansę na pomyślne zakończenie naszej sprzedaży. To może być łatwiejsze do zrozumienia na konkretnym przykładzie.
W przykładowym przypadku wygląda to tak:
Pierwszy etap to Lead (o tym jeszcze wspomnimy).
Zbieranie informacji.
Kontakt przez e-mail.
Rozmowa.
Wysłanie oferty.
Oferta wysłana.
Oczekiwanie na odpowiedź.
Finalizacja.
Zbieranie i wprowadzanie informacji
Wprowadzanie danych ręcznie do Bitrix24, ponieważ nie mam zintegrowanego systemu do zbierania leadów, jest koniecznością, ale nie jest to proces długotrwały, a oferuje wiele zalet, co sprawia, że jest to działanie warte uwagi.
Oprócz typowych informacji takich jak imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail czy powiązanie z określoną firmą, można dodawać dowolną liczbę pól, które można nazwać według własnego uznania.
Dla mnie kluczowe są szczegóły takie jak branża, np. czy dana osoba jest trenerem czy fizjoterapeutą, oraz lokalizacja, w której działają. Ta możliwość personalizacji na wielu różnych płaszczyznach jest dla mnie naprawdę przydatnym dodatkiem Bitrix24.
Początkowo moją główną bazą wszystkich interakcji z klientem była karta kontaktowa. Jednak w miarę zdobywania doświadczenia doszedłem do wniosku, że znacznie korzystniej notować wszystkie działania na karcie dealu. Pozwól, że wyjaśnię dlaczego.
Deal pozwala na powiązanie z większą liczbą klientów uczestniczących w danym procesie, co umożliwia skupienie wszystkich ustaleń i aktywności w jednym miejscu. Taki sposób postępowania dodatkowo eliminuje pewne niedogodności związane z Bitrix24, które pojawiają się, gdy brakuje zaplanowanej aktywności dla określonej szansy sprzedażowej.
Deal
Karta dealu i karta kontaktu wyglądają dość podobnie, ale sposób, w jaki zapisujesz aktywności na nich, ma znaczenie. Jeśli zapisujesz wszystkie działania na karcie dealu, będą one automatycznie widoczne także na karcie kontaktu. Jednak jeśli postanowisz zapisywać wszystko tylko na karcie kontaktu, to nie będą one widoczne na karcie dealu. To delikatna różnica, ale ma ogromny wpływ na sposób działania i nawyki pracy.
Wskazówki i dobre praktyki
Podczas rozmowy z klientem, dobrze jest notować wszystkie ważne informacje na bieżąco, tworząc komentarze w widoku deala. To pozwoli zachować spójność danych i powiązać konkretne informacje z konkretną osobą w systemie.
Integracja Bitrix24 ze skrzynką kontaktową w telefonie to prawdziwa wygoda. Każdy nowy kontakt dodany do Bitrix24 automatycznie pojawia się w telefonie, co wywołuje u mnie radość i zaskoczenie, gdy odbieram połączenie od kogoś, kogo wcześniej nie znałem, a mimo to mogę go przywitać imiennie.
Kolejna przydatna integracja to ta z Twoją skrzynką pocztową. Dzięki niej będziesz mieć kompletny zapis całej komunikacji z klientem zarówno na karcie kontaktu, jak i na karcie deala.
Dodatkowo, śledzenie e-maili pozwoli sprawdzić, czy klient otrzymał i otworzył Twoją wiadomość. To wszystko sprawia, że zarządzanie komunikacją staje się o wiele bardziej efektywne.
Uwielbiam odkrywać w programach te elementy, które pokazują zaangażowanie twórców w ich funkcjonalność. W przypadku CRM-ów, które testuję, natrafiłem na coś wyjątkowego - planowanie rozmów telefonicznych. To zwykle kluczowe spotkanie, na które umawiamy się z drugą stroną, ustalając termin i czas trwania. Dla mnie istotne jest uniknięcie konfliktów terminowych w tym czasie. W tym obszarze Bitrix24 zrobił prawdziwe postępy.
Te czerwone bloki to czas, który już zajęty, niebieskie odcinki to planowane działania, a te wolne przestrzenie? To okresy, gdy nie ma zaplanowanych aktywności. Brzmi prosto, ale dla mnie to perfekcyjna klarowność.
Może to dziwne, ale ja, w swojej pracy, stawiam na rozmowy telefoniczne w 100% mojej sprzedaży. Dlatego tak bardzo doceniam, jak ta prosta funkcja ułatwiła moje życie.
Inne funkcje
Pozostałe karty, takie jak produkty, oferty, faktury, zamówienia, automatyzacja, workflowy, zależności, historia i aplikacje, to dodatki, które są równie wartościowe, jeśli chodzi o pełne śledzenie działań i historii zakupowej klienta na jednej platformie.
Chciałbym się zatrzymać na chwilę, by opowiedzieć o swoich doświadczeniach. Próbowałem korzystać z funkcji wystawiania faktur w Bitrix24, ale to okazało się zbyt skomplikowane dla mnie. Niektóre kwestie systemu były dla mnie trudne do ogarnięcia, co spowodowało, że się poddałem. Być może kiedyś wrócę do tego.
Karta produktu okazała się jednak niesamowicie przydatna i po pewnym czasie dostarczyła kompletnych informacji, co było naprawdę przydatne.
Co do pozostałych funkcji, to jest to temat na osobny artykuł, ponieważ ich zakres przekracza ramy tego tekstu.
Leady
Lead to pierwszy etap w naszym systemie CRM. To właśnie tutaj gromadzimy informacje o wszystkich aktywnościach i kontaktach, jakie podejmujemy z klientami. To my decydujemy, czy chcemy przekształcić tego leada w deala i kontynuować cały proces, krok po kroku, aż do zamknięcia transakcji, czy też po prostu usunąć go z listy oczekujących.
Statystyki
Jeśli jesteś aktywny, to zrozumiesz, jak ważne jest śledzenie działań. W Bitrix24 masz dostęp do statystyk w naprawdę fajnej formie. Dają one nie tylko obraz twoich działań, ale także pomagają wyciągnąć trafne wnioski, co jest kluczowe. Są różne raporty, panele i możesz je dostosować, co pozwala każdemu znaleźć to, co jest dla niego ważne.
Opinie na temat tego systemu są różnorodne. Niektórzy wyrażają skrajne poglądy, w tym te negatywne, z którymi również mieliśmy styczność podczas wdrażania systemów CRM.
Użytkowanie systemu może wydawać się nieco skomplikowane. Chociaż oferuje szeroki zakres funkcji, mogłoby mieć większą integrację z narzędziami marketingowymi i bardziej intuicyjny interfejs użytkownika.
Do zalet, które często się wymienia, należą:
System oferuje niezrównane możliwości dostosowania do indywidualnych preferencji. Zawiera wiele funkcji i modułów, które można włączać i wyłączać według potrzeb. Szczególnie doceniamy grupowe czaty, narzędzia do wideokonferencji, intranet, a także kompleksowe rozwiązania związane z pocztą elektroniczną.
Nasza opinia
Praca z tym programem to wyzwanie, które naprawdę potrzebuje cierpliwości. Po drodze przeżyjesz parę momentów, które sprawią, że poczujesz frustrację i chwilami irytację. Warto jednak pamiętać, że ten program nie jest idealnie dostosowany do wszystkich potrzeb – bardziej ma za zadanie spełnić oczekiwania różnorodnych firm, zarówno tych małych, średnich, jak i dużych korporacji.
Co mnie irytuje:
Ciągłe zmiany języka interfejsu po restarcie, chociaż ostatnio po aktualizacji Bitrix24 to się trochę uspokoiło.Problem z interpretacją strefy czasowej: często aktywności zaplanowane na konkretną godzinę w kalendarzu na innej karcie, np. kontaktu czy deala, wyświetlają się z przesunięciem. To może sprawiać zamieszanie i niestety nie zawsze jestem pewny, skąd się ten błąd bierze.
