Podejmowanie kluczowych decyzji w firmie to proces złożony, który wymaga dostępu do różnorodnych danych. Zrozumienie sposobu funkcjonowania całej organizacji lub konkretnych obszarów biznesowych może być wyzwaniem. Nowoczesne narzędzia Business Intelligence oraz technologie informatyczne pomagają w analizie danych z wielu źródeł, przekształcając je w konkretną wiedzę biznesową. Systemy BI ułatwiają zarządzanie firmą poprzez przejrzyste prezentowanie informacji z magazynu danych, systemów CRM czy ERP, a także z zewnętrznych źródeł.
Kokpit managerski, zwany także dashboardem, to narzędzie przypominające tablicę rozdzielczą w samochodzie czy pulpit sterowniczy w samolocie. Służy ono do prezentowania kluczowych informacji i wskaźników dla osób podejmujących strategiczne decyzje w organizacji. Dzięki niemu, liderzy mogą w szybki sposób ocenić sytuację firmy, monitorować procesy biznesowe oraz kluczowe wskaźniki wydajności (KPI, Key Performance Indicators). To narzędzie pełni rolę soczewki powiększającej, pomagając organizacji przechodzić od zbierania danych do ich dokładnej analizy i przekształcania ich w wartość biznesową.
Dashboardy, inaczej znane jako kokpity menedżerskie, wyrosły z rozwoju narzędzi Business Intelligence w latach 80. Ich początki sięgają systemów informatycznych wspomagających proces decyzyjny, takich jak DSS (Decision Support Systems), EIS (Executive Information Systems) i MIS (Management Information Systems). Wraz z rosnącym rynkiem BI i postępem technologicznym, w latach 90. pojawiły się zaawansowane narzędzia analityczne oparte na hurtowniach danych i technologii OLAP (OnLine Analytical Processing). Termin "Business Intelligence" sam w sobie został wprowadzony przez Howarda Dresnera w 1989 roku.
W miarę ewolucji rynku BI i postępów technologicznych, dashboardy stały się bardziej zaawansowane i interaktywne. Istnieje wiele ich odmian, dopasowanych do konkretnych potrzeb, celów oraz odbiorców. Kluczowe jest, aby te narzędzia były dostosowane do wymagań i potrzeb użytkowników.
Kokpity managerskie możemy sklasyfikować na trzy główne kategorie:
Kokpit operacyjny
Dashboardy operacyjne pełnią rolę monitorowania aktualnych zdarzeń, odpowiadając na pytanie: "co aktualnie ma miejsce?". Przeznaczone są do śledzenia danych w czasie rzeczywistym lub transakcyjnych informacji, skupiając się na kluczowych wskaźnikach wydajności (KPI). Cechują się częstą aktualizacją danych na bieżąco lub w krótkich interwałach czasowych.
Dashboard operacyjny
Kokpit analityczny
Dashboard analityczny to narzędzie, które umożliwia głębszą analizę ogromnych ilości danych. Daje analitykom możliwość badania trendów, przewidywania przyszłych wyników, odkrywania istotnych wniosków i wyznaczania celów, opierając się na analizie danych z przeszłości.
Dashboard analityczny - Tableau
Kokpit strategiczny
Pulpity strategiczne to narzędzia, które umożliwiają kierownictwu monitorowanie kluczowych wskaźników KPI. Dane na tych pulpitach są zazwyczaj aktualizowane rzadziej niż na innych rodzajach dashboardów i odświeżane raz dziennie. Taka praktyka pozwala kierownictwu skutecznie nadzorować istotne wskaźniki. Dashboardy strategiczne często prezentują wyniki z określonych okresów, takich jak miesiąc, kwartał czy rok.
Jakie kwestie uwzględnić podczas tworzenia panelu sterowania?
Badania sugerują, że zmysł wzroku przetwarza aż 87% informacji w mózgu, zmysł słuchu 10%, natomiast pozostałe zmysły jedynie 3%.
Wizualna komunikacja, szczególnie w przypadku pulpitów zarządczych, opiera się na szybkim przetwarzaniu informacji przez ludzki mózg. Badania pokazują, że aż 87% informacji jest przetwarzanych przez zmysł wzroku, 10% przez zmysł słuchu, a pozostałe 3% przez inne zmysły. Stąd istotna rola odpowiedniej wizualizacji danych w skutecznym przekazywaniu informacji za pomocą dashboardów.
Sposoby prezentacji danych na dashboardach
Najczęstsze sposoby prezentacji danych obejmują różnorodne wykresy, takie jak słupkowe, liniowe czy kołowe, tabele, histogramy, mapy w formie cieplnej, przestrzennej czy logicznej, a także kontrolki i wskaźniki. Wybór odpowiedniego rodzaju wizualizacji zależy od rodzaju informacji, którą chcemy przekazać oraz od preferencji odbiorców. Kluczowe jest, aby prezentacja danych była przejrzysta, czytelna i skupiona na istotnych informacjach, co ułatwia zrozumienie prezentowanych danych przez użytkowników.
Jakie komponenty są kluczowe w pulpicie menedżerskim?
Dobrze zbudowany panel sterowania obejmuje wiele istotnych aspektów, nie tylko te związane z aspektami wizualnymi, i posiada charakterystyczne cechy. W literaturze często wspomina się dwa skróty, które opisują idealny pulpit: SMART i IMPACT, składające się na kompleksową koncepcję doskonałego panelu sterowania.
Metoda SMART
Pierwszy z tych skrótów, SMART, obejmuje cechy, takie jak:
S – Synergic
(Ergonomiczna i efektywna prezentacja wizualna, integracja informacji z różnych źródeł)
M – Monitor KPIs
(Koncentracja na kluczowych wskaźnikach umożliwiających skuteczne podejmowanie decyzji)
A – Accurate
(Dostarczanie informacji i wniosków opartych na solidnych, zweryfikowanych danych)
R – Responsive
(Śledzenie przekroczeń ustalonych wcześniej progów oraz odchyleń od spodziewanych wartości)
T – Timely
(Dostępność informacji i wniosków opartych na najświeższych danych)
Metoda IMPACT
Oczywiście, z pewnością zaawansowany kokpit zarządczy, który można nazwać "inteligentnym", znacząco ułatwia podejmowanie decyzji w firmie. Jednakże, aby być w pełni skutecznym, taki system powinien posiadać dodatkowo kilka istotnych cech, które zostały opisane przez skrót IMPACT:
I – Interactive
(Możliwość pogłębionej analizy danych, co pozwala na zdobycie bardziej szczegółowych informacji.)
M – More Data History
(Możliwość obserwowania wzorców i kierunków na bazie przeszłych danych.)
P – Personalized
(Wyświetlanie kluczowych informacji w taki sposób, który jest zrozumiały i przydatny dla osoby korzystającej z danego panelu sterowania.)
A – Analytical
(Możliwość śledzenia zmian w sposób graficzny, który pozwala porównać różne możliwości decyzyjne oraz zestawić i porównać dane między sobą.)
C – Collaborative
Prosta wymiana informacji i wspólna praca.
T – Trackabillity
Możliwość dostosowania konkretnych parametrów śledzenia, które są istotne dla danego użytkownika lub odbiorcy.
Pomożemy Ci zacząć, odpowiemy na pytania
Wdrożymy CRM w Twojej firmie, przeszkolimy pracowników
Jak zapobiec pomyłkom przy tworzeniu kokpitu managerskiego?
Jeśli uważasz, że gotowe narzędzia CRM nie są wystarczające i planujesz stworzyć własny panel kontrolny, łączący dane z różnych źródeł w jednym raporcie, mamy dla Ciebie kilka przydatnych wskazówek! Istnieje wiele pułapek przy tworzeniu paneli zarządczych, jednak przestrzeganie kilku kluczowych zasad może być kluczowe.
Określenie potrzeb i ustalenie oczekiwań.
Przygotowanie dashboardu jest jak planowanie podróży: musisz mieć wyraźny cel i określoną trasę, aby do niego dotrzeć.
W projektowaniu oznacza to gromadzenie informacji od przyszłych użytkowników dashboardu, by dostosować go do ich potrzeb. Kluczowe punkty do zebrania to:
Grupa odbiorców, tacy jak prezesi, dyrektorzy, menedżerowie, analitycy i konsultanci.
Wymagania użytkowników końcowych - co dokładnie chcą zobaczyć i jakie dane są dla nich kluczowe.
Określenie platformy (np. komputer, tablet, telefon), na której będzie używany dashboard.
Wybór kluczowych wskaźników (KPI), które pomogą monitorować cele biznesowe.
Określenie poziomu szczegółowości danych i miar.
Zdecydowanie, czy będą dostępne filtry umożliwiające dostosowanie widoku.
Projektowanie struktury i układu dashboardu, aby był intuicyjny i łatwy w nawigacji.
Ustalenie terminów dla pierwszej i ostatecznej wersji dashboardu.
Opracowanie koncepcji
Po zebraniu informacji od użytkowników i zidentyfikowaniu ich potrzeb, następnym krokiem jest sesja burzy mózgów w zespole projektowym. Celem tego spotkania jest opracowanie strategii stworzenia dashboardu, który spełni oczekiwania użytkowników i ułatwi podejmowanie kluczowych decyzji.
Oto istotne pytania do rozważenia podczas burzy mózgów:
Jakie komponenty i rodzaje paneli (np. mapy, wykresy KPI, tabele) są niezbędne do prezentacji kluczowych danych i raportowania?
Jakie źródła danych są konieczne do generowania potrzebnych informacji w backendzie?
Jakie ikony akcji mogą być potrzebne dla użytkowników?
Kto w zespole będzie odpowiedzialny za konkretne role i nadania uprawnień dostępu?
Jakie kluczowe wskaźniki (KPI) są istotne do monitorowania?
Jakie filtry należy uwzględnić, aby użytkownicy mogli dostosować widok do swoich potrzeb?
Odpowiedzi na te pytania pomogą w określeniu konkretnych elementów projektu dashboardu oraz podejmowaniu działań, by go zrealizować. Kluczowe jest, aby cały zespół miał jasne cele i strategię w celu osiągnięcia sukcesu podczas tworzenia dashboardu.
Opracowanie storyboardów
Storyboarding to faza projektowa, która ma na celu opisanie sposobu działania dashboardu i spełnienie oczekiwań użytkowników. Oto pytania, na które storyboard powinien znaleźć odpowiedzi:
Jakie konkretnie akcje będą wykonywane po każdym kliknięciu przez użytkownika?
Jakie metody filtrowania danych zostaną zastosowane?
Jeśli dashboard będzie miał funkcję pogłębiania danych, jakie poziomy będą dostępne dla użytkowników?
Czy komponenty użyte w dashboardzie spełnią oczekiwania użytkowników?
Storyboard jest narzędziem do zrozumienia, w jaki sposób użytkownicy będą korzystać z dashboardu oraz jakie funkcje i działania są potrzebne, by zaspokoić ich potrzeby. To istotny krok w procesie projektowania dashboardu, umożliwiający precyzyjne określenie, w jaki sposób dashboard będzie działać w praktyce.
Układ i wygląd
Podczas organizacji dashboardu w tej fazie projektu ważne jest uwzględnienie kilku kluczowych elementów, które nadadzą mu odpowiedni wygląd i strukturę. Oto przykładowe aspekty, które można dostosować podczas kształtowania dashboardu:
Układ komponentów: Określenie, gdzie znajdą się różne elementy, takie jak wykresy, tabele, mapy czy ikony.
Lokalizacja filtrów: Umieszczenie narzędzi filtrujących dane w sposób łatwo dostępny i intuicyjny w obszarze dashboardu.
Wybór palety kolorów: Dobór właściwych kolorów dla dashboardu, w tym głównych, pomocniczych, a także kolorów tekstu i tła, by nadać mu spójny i atrakcyjny wygląd.
Animacje: Dodanie delikatnych animacji, które mogą poprawić interakcję użytkownika z dashboardem.
Rozmieszczenie ikon i logo: Umieszczenie ikon działań oraz logotypu firmy, jeśli to odpowiednie, by wzmocnić identyfikację wizualną dashboardu.
Odpowiednia organizacja, wygląd i estetyka dashboardu są kluczowe dla zapewnienia użytkownikom przyjemnego doświadczenia i ułatwienia korzystania z narzędzia do analizy danych.
Gromadzenie opini
Nabycie wiedzy o oczekiwaniach użytkowników, określenie celów i staranne projektowanie są kluczowe. Jednakże prawdziwą miarą użyteczności dashboardu jest opinia użytkowników końcowych i członków zespołu. Ich komentarze są niezwykle cenne, pokazując, jak dobrze dashboard spełnia ich potrzeby i jakie ewentualne niedociągnięcia ma. Analiza ich opinii pozwala na konieczne poprawki i dostosowania, aby dashboard faktycznie służył celom organizacji i użytkownikom. To kluczowy krok w tworzeniu efektywnego narzędzia do analizy danych.
Implementacja zmian
Wymiar pracy potrzebny na tym etapie może znacząco różnić się w zależności od dokładności i staranności wcześniejszych etapów procesu.
Gdy zbieranie opinii nie przynosi wielu uwag ani sugestii, ten etap może być krótki. Lecz, gdy pojawia się wiele uwag lub sugestii, które wymagają znaczących zmian, proces ten może się wydłużyć, aby upewnić się, że końcowy rezultat spełnia oczekiwania i jest użyteczny dla użytkowników.
W każdym przypadku, istotne jest być dokładnym i elastycznym w dostosowywaniu dashboardu, by osiągnąć sukces.
Kokpit dla menedżera przybiera różne formy - może to być pojedyncze okno z danymi lub zestaw zakładek. To miejsce, gdzie menedżer ma dostęp do kluczowych wskaźników i informacji istotnych dla jego działalności. W przykładzie poniżej przedstawiono pulpit w systemie CRM, który jest rozbudowany i składa się z kilku zakładek zawierających różne dane.
W pierwszym przykładzie pokazano aktywności właściciela panelu. Użytkownik ma dostęp do kalendarza, listy zadań oraz informacji dotyczących postępu w realizacji celów sprzedażowych.
Dashboard menedżerski z kalendarzem - Przykład z systemu CRM Synergius.
W drugim przypadku znajdują się dane dotyczące aktywności zespołu ds. sprzedaży.
Panel zarządzania - śledzenie wyników sprzedażowych dashboard w systemie CRM Synergius
W trzecim przypadku prezentowane są rezultaty akcji sprzedażowej.
Dashboard w Synergius - rezultaty działań w ramach kampanii sprzedażowej
Kokpit śledzenia wyników sprzedaży - platforma Synergius CRM
Jak utworzyć dashboard w krótkim czasie?
Twój dashboard menedżerski w CRM powinien zawierać kluczowe wskaźniki i informacje, które umożliwią ci skuteczne monitorowanie działalności oraz podejmowanie decyzji. Oto kilka elementów, które mogą znaleźć się na pierwszej zakładce panelu kierowniczego:
Trendy sprzedażowe: To istotny wskaźnik, który pozwala śledzić postępy twojego zespołu w realizacji celów sprzedażowych. Ważne jest, aby obserwować, czy sprzedaż rośnie, spada czy utrzymuje się na stałym poziomie. Porównania z poprzednimi okresami również mogą być przydatne.
Lista zadań i kalendarz: Te narzędzia wspierają planowanie i zarządzanie czasem. Dzięki nim możesz śledzić, jakie działania są zaplanowane i jakie terminy należy przestrzegać. To ważne, abyś miał wgląd w wszystkie istotne aktywności.
Harmonogram zadań pracowników: Śledzenie bieżących zadań pracowników jest kluczowe dla skutecznego zarządzania zespołem. Upewnij się, że widzisz, co pracownicy wykonują i czy nie potrzebują wsparcia. To umożliwi ci efektywne kierowanie pracą zespołu.
Cele pracowników: Każdy pracownik powinien mieć określone cele i wskaźniki wyników. Dashboard menedżerski pozwala na monitorowanie postępów w ich realizacji, co pozwala skupić się na obszarach wymagających uwagi.
Pamiętaj, aby dostosować dashboard do swoich potrzeb i kontekstu biznesowego. Wybierz te elementy, które są najważniejsze dla ciebie i twojego zespołu, aby efektywnie zarządzać działalnością i podejmować decyzje.
Jak powinien wyglądać optymalny dashboard?
Idealny panel prezentuje tylko kluczowe informacje, ma czytelny i estetyczny wygląd, co pozwala szybko zrozumieć stan firmy na pierwszy rzut oka. Powinien być łatwy w tworzeniu i modyfikowaniu, ale pamiętaj, że nie ma jednego, uniwersalnego wzorca na idealny dashboard. Jego forma zawsze zależy od twoich konkretnych potrzeb i celów.
Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI)
Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) odgrywają ważną rolę nie tylko w analizie online, ale również w innych sferach naszego życia. Pomagają one ustalić cele i śledzić skuteczność osiągania tych celów w kontekście naszych codziennych działań. Jednak, aby korzystać z KPI w sposób efektywny, musimy zrozumieć, co dokładnie mierzą i jakie miary są dla nas istotne.
W analizie online mamy do czynienia z ogromem danych, które mogą być przeanalizowane. Jednak ze względu na ograniczenia czasowe i zasobowe, nie możemy skupić się na wszystkim. Dlatego KPI pozwalają nam skoncentrować się na najistotniejszych metrykach, które mają największe znaczenie dla naszych celów. Ważne jest również posiadanie odpowiednich narzędzi do solidnej analizy, zarówno tych ilościowych, jak Google Analytics, jak i jakościowych.
Wykorzystanie KPI stanowi kluczowy element w monitorowaniu i ulepszaniu naszych działań online.
Dlaczego warto korzystać z dashboardów?
Artykuł z Wydziału Matematyki i Statystyki Uniwersytetu w Yorku opowiada o procesie zamieniania skomplikowanych informacji na czytelne obrazy za pomocą wizualizacji danych. Narzędzia Business Intelligence, jak Tableau, umożliwiają tworzenie prostych, graficznych reprezentacji danych. Dzięki nim użytkownicy mogą łatwo łączyć się z różnymi źródłami danych i prezentować informacje w formie graficznej. Aplikacje mobilne, które stają się coraz bardziej popularne w systemach CRM, dostępne na platformach iOS i Android, rozszerzają tę funkcjonalność na urządzenia przenośne, umożliwiając użytkownikom dostęp do danych z dowolnego miejsca.
Źródła danych
Dashboardy gromadzą dane z różnych źródeł, co nie tylko ułatwia pracę, ale również zapewnia dostęp do wszystkich informacji w jednym miejscu. To z kolei umożliwia wszechstronną analizę danych, odkrywanie nowych powiązań i lepsze zrozumienie relacji biznesowych. Dobrze zaprojektowane kokpity przyczyniają się do zwiększenia wydajności i zysków poprzez podejmowanie decyzji opartych na danych, śledzenie klientów w czasie rzeczywistym oraz tworzenie prognoz.
Jedną z głównych zalet dashboardów jest ich elastyczność, pozwalająca na dopasowanie ich do konkretnych potrzeb i celów biznesowych. Centralizacja i uproszczenie dostępu do informacji to kolejne korzyści, które pozwalają zaoszczędzić czas, pieniądze i przyczyniają się do zadowolenia pracowników.
FAQ - Najczęściej zadawane pytania
Czy panel sterowania jest użyteczny dla menedżera w wykonywaniu codziennych obowiązków?
Oczywiście! To narzędzie prezentuje kluczowe informacje i ułatwia błyskawiczne podejmowanie decyzji. Bez względu na to, czy zarządzasz strategicznymi aspektami w dużym przedsiębiorstwie, czy też kierujesz codziennymi operacjami mniejszego zespołu, taki rodzaj rozwiązania jest dla ciebie odpowiedni.
Czy Power CRM oferuje możliwość tworzenia efektywnego i optymalnego dashboardu?
Oczywiście! W POWERCRM znajdziesz wbudowany moduł umożliwiający tworzenie kokpitu. Możesz z niego korzystać wygodnie zarówno w biurze, jak i w podróży, kontrolując sprawy firmy za pomocą aplikacji mobilnej.
Które narzędzie jest bardziej korzystne dla menedżera - kokpit w systemie CRM czy arkusz w Excelu?
Czy zdarza ci się często przenosić dane między różnymi plikami, pracując w Excelu? Czy uważasz, że ręczne wprowadzanie informacji do arkuszy kalkulacyjnych to uciążliwe i pochłaniające czas zajęcie? A także, czy korzystanie z oddzielnych aplikacji do zarządzania kalendarzem, tworzenia raportów i komunikacji utrudnia efektywne procesy w Twojej firmie?
Systemy CRM rozwiązują te problemy, łącząc wszystkie te funkcje w jednym miejscu. Wybierając POWERCRM, zyskujesz narzędzie, które usprawnia procesy sprzedażowe, pozwala śledzić postępy pracowników, generować szczegółowe raporty oraz planować zadania i wydarzenia. CRM to swoisty zbiór różnorodnych funkcji, ułożonych w przejrzystym interfejsie. Dzięki takiemu zestawieniu narzędzi możesz poszerzyć horyzonty biznesowe i skupić się na nowych możliwościach.
