Jak dokonać wyboru odpowiedniego systemu CRM dla firmy?
Wprowadzenie nowego systemu informatycznego to kluczowa decyzja, która ma znaczący wpływ na rozwój przedsiębiorstwa. W zatłoczonym rynku dostępnych rozwiązań oraz zróżnicowanych potrzeb, wybór idealnego systemu stanowi wyzwanie. Aby dokładnie ocenić, który system CRM jest odpowiedni, i jakie cechy są kluczowe dla zaspokojenia potrzeb firmy, warto przyjrzeć się 10 istotnym cechom charakteryzującym doskonały system CRM.
Spis treści:
- Kluczowe cechy skutecznego programu CRM
- Wybór systemu CRM - Wskazówki i porady
- Kryteria do rozważenia przy wyborze systemu CRM
- Oczekiwania wobec efektywnego systemu CRM
- FAQ - Najczęściej zadawane pytania
Kluczowe cechy skutecznego programu CRM
Sprawdź zestawienie kluczowych elementów, na które warto zwrócić uwagę przy wyborze systemu CRM dla Twojej firmy.
Zobacz również 10 pomysłów na wykorzystanie systemu CRM
Gromadzenie informacji o kontrahentach
W dzisiejszym świecie nowoczesne systemy CRM stwarzają użytkownikom szeroki wachlarz funkcji, otwierając drzwi przed różnorodnymi możliwościami. Wybór odpowiedniego systemu CRM dla firmy staje się zatem zadaniem wymagającym i złożonym. Postanowiliśmy przeprowadzić analizę, identyfikując te funkcje, z których nasi klienci najczęściej korzystają oraz co uważają za kluczowe w codziennej pracy. Efektem tego wysiłku jest niniejszy ranking, ukazujący zalety oprogramowania CRM i prezentujący pięć najczęściej używanych funkcji w systemach CRM dla przedsiębiorstw.
Twój system CRM to nie tylko centralne repozytorium informacji o klientach i partnerach biznesowych. To potężne narzędzie, które oferuje szereg funkcji, umożliwiających bardziej efektywne zarządzanie danymi. W ramach tego rozwiązania znajdziesz:
Organizacja pracy i harmonizacja procesów
Skuteczny system CRM to taki, który wyposażony jest w zaawansowany kalendarz. Podczas wyboru odpowiedniego narzędzia warto postawić na takie, które umożliwia łatwe dodawanie zadań i wydarzeń, ich przypisywanie do konkretnych pracowników oraz nadawanie odpowiednich uprawnień. W skrócie, powinien pełnić funkcję centralnego punktu zarządzania, umożliwiając nie tylko planowanie działań, ale także generowanie raportów z ich realizacji oraz identyfikację obszarów wymagających dalszego rozwoju. Istotnym aspektem jest także elastyczność w definiowaniu uprawnień w systemie.
Zarządzanie procesem sprzedaży
Czy myślałeś o usprawnieniu i uproszczeniu procesu sprzedaży? Oczekuje się, że system CRM umożliwi standaryzację ofertowania oraz kompleksowe zarządzanie wszystkimi etapami sprzedaży. Dodatkowo, powinien usprawniać składanie zamówień, umożliwiać generowanie raportów, planowanie oraz śledzenie wszelkich działań. Wszystko to ma na celu zapewnienie bardziej efektywnego przebiegu procesu sprzedaży niż kiedykolwiek wcześniej.
Tworzenie raportów
Efektywny system CRM powinien umożliwiać błyskawiczne generowanie raportów, spełniając potrzeby zarówno kadry zarządzającej, jak i zespołu handlowego. System powinien dostarczać gotowe raporty zbudowane według standardowych szablonów, jednocześnie umożliwiając tworzenie indywidualnych raportów dostosowanych do konkretnych potrzeb użytkownika. Raporty dla kierownictwa dostarczą kompleksowych informacji dotyczących wyników pracowników oraz szczegółowych danych odnośnie do stanu poszczególnych procesów. Z kolei raporty dla zespołu handlowego dostarczą istotnych wskazówek, takich jak informacje o klientach, którzy zasługują na szczególną uwagę.
Monitorowanie działań zespołu
Sprawdzanie stopnia zaangażowania pracowników, śledzenie bieżących obowiązków oraz ocena efektywności spotkań z klientami są kluczowymi elementami skutecznego zarządzania zespołem. W kontekście wyboru systemu CRM, warto poszukać narzędzia, które dostarcza odpowiedzi na te kwestie, umożliwiając efektywną ocenę oraz doskonalenie indywidualnej pracy handlowców.
Śledzenie historii
W dążeniu do podniesienia standardów obsługi klienta kluczowym aspektem jest posiadanie pełnej historii interakcji z danym kontrahentem. System powinien zapewniać funkcjonalność umożliwiającą łatwe śledzenie wszelkich wcześniejszych kontaktów z klientem oraz szczegółów prowadzonych rozmów. Dostęp do takiej historii umożliwia pracownikom skuteczne opracowywanie strategii działania, a w przypadku ich nieobecności, osoba zastępująca będzie dysponować kompletnym obrazem sytuacji, co przyczyni się do efektywnego podejmowania decyzji.
Działania grupowe
Czy marzysz o możliwości efektywnego grupowania klientów według określonych cech, aby następnie sprawnie nimi zarządzać poprzez modyfikację danych, delegowanie zadań czy przesyłanie spersonalizowanych wiadomości e-mail? Warto zadać to pytanie na etapie wyboru systemu CRM. Optymalnym rozwiązaniem dla Ciebie będzie platforma CRM, która umożliwi realizację tych działań w sposób szybki i intuicyjny.
Zarządzanie Asortymentem
Zapewnienie dostępu do pełnej gamy produktów stanowi kluczowy element usprawniający zarówno proces sprzedaży, jak i obsługi klienta. Współpracownicy korzystają z jednolitej bazy danych, co gwarantuje dostęp do tych samych informacji i sprzyja spójnej komunikacji z klientem. Dodatkowo, umożliwiając pracownikom indywidualne dostosowywanie cen, przyznawanie rabatów, dodawanie obrazów i plików oraz modyfikowanie atrybutów zarówno dla pojedynczych produktów, jak i całych kategorii, kompleksowa funkcjonalność przyczynia się do efektywnego zarządzania asortymentem. To z kolei zwiększa elastyczność w dostosowywaniu oferty do indywidualnych potrzeb klientów.
Zarządzanie Komunikacją Wewnętrzną
Skuteczna komunikacja wewnątrz firmy to kluczowy element efektywnego działania zespołu. Aby zapewnić płynność i efektywność komunikacji, istotne jest, aby platforma CRM oferowała nie tylko możliwość zamieszczania ogłoszeń i centralnej bazy plików, ale także wbudowany komunikator. Taki kompleksowy system eliminuje potencjalne nieporozumienia, co staje się kluczowym elementem w codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.
W poszukiwaniu odpowiedniego systemu CRM, zwróć uwagę na rozwiązanie, które nie tylko porządkuje dane, ale także wykorzystuje zaawansowaną wyszukiwarkę. Dzięki temu utrzymanie klarowności komunikacji wewnątrz firmy oraz w relacjach z kontrahentami staje się bardziej efektywne i zorganizowane.
Zobacz:
Wskazówki dotyczące wyboru systemu CRM
Gdy zastanawiasz się, który system CRM jest najlepszy dla Twojej firmy, kluczowym krokiem jest dokładne określenie swoich własnych potrzeb. Różnice w rozmiarze firmy, strukturze organizacyjnej, liczbie pracowników, dostępnym budżecie oraz sposobie komunikacji wewnętrznej są istotne przy wyborze odpowiedniego systemu CRM.
Należy pamiętać, że najlepszy system CRM dla średnich przedsiębiorstw może mieć inne miejsce w rankingu niż propozycja dostosowana do korporacji. W celu ułatwienia procesu decyzyjnego, poniżej znajdziesz zestaw kluczowych pytań, które pomogą Ci zdefiniować i ocenić własne potrzeby.
W dalszej części artykułu przeprowadzimy szczegółowe porównanie trzech czołowych systemów CRM dostępnych zarówno w Polsce, jak i za granicą. Mamy nadzieję, że te analizy pomogą Ci w znalezieniu odpowiedzi na pytanie, który system CRM warto wybrać.
Proces wyboru systemu CRM dla firmy opiera się na wielu kryteriach, jednak ze względu na ich mnogość niemożliwe jest kompleksowe omówienie wszystkich w jednym artykule. Podczas wdrażania systemu CRM ważne jest zrozumienie, że nie każda wskazówka będzie adekwatna dla każdej firmy, branży czy specyfiki działalności. Choć darmowy system CRM może być doskonałym rozwiązaniem na początkowych etapach, jego skuteczność może zmniejszyć się w miarę rozwoju firmy. Z kolei chmurowy system CRM, skuteczny w przypadku dużych korporacji, może być na początku zbyt rozbudowany dla mniejszych przedsiębiorstw.
Opinie ekspertów sugerują, że korzystne jest rozpoczęcie od prostego systemu CRM, który z czasem i wraz z rozwojem firmy może być stopniowo rozbudowywany i dostosowywany do rosnących potrzeb. Następnie, na bardziej zaawansowanym etapie, można rozważyć wdrożenie w pełni skalowalnego, dedykowanego systemu CRM, który sprosta specyficznym wymaganiom firmy.
Przeczytaj również:
Na co zwrócić uwagę wybierając system CRM
Podczas selekcji odpowiedniego systemu CRM dostosowanego do specyfiki Twojej działalności warto skupić się na następujących aspektach:
- Dostępność i rzetelność platformy w lokalnym kontekście.
- Zakres funkcji oferowanych przez system CRM.
- Łatwość wdrożenia i przyjazny interfejs.
- Prostota obsługi oraz szybki czas konfiguracji.
- Bogaty ekosystem narzędzi i rozwiązań współpracujących.
- Przejrzysta struktura cen i transparentne zasady naliczania opłat za licencje.
- Opinie użytkowników, które pracują na danym systemie CRM.
- Skalowalność oprogramowania, czyli jego elastyczność w dostosowywaniu do rozwoju firmy.
- Bezpieczeństwo danych jako priorytetowy element.
- Mobilność i możliwość dostępu do systemu z różnych urządzeń.
- Mechanizmy radzenia sobie z sytuacjami awaryjnymi w przypadku wyjątkowych zdarzeń.
Zobacz również Typy i rodzaje systemów CRM
Czego oczekiwać od wysokiej jakości systemu CRM?
W trakcie wyboru spośród dostępnych w Polsce systemów CRM, warto zwrócić uwagę na ich wszechstronność. System CRM dla przedsiębiorstwa powinien stanowić kompleksowe rozwiązanie dla różnych obszarów organizacji, które nawiązują interakcje z klientami. Postaraj się wybrać platformę, która dostarcza odpowiednich narzędzi dla zarządzania działami marketingu, sprzedaży oraz obsługi klienta. Doskonały CRM ułatwia płynny przepływ informacji wewnątrz firmy, zapewniając jednocześnie pełną kontrolę dla lidera oraz efektywne narzędzia ułatwiające codzienne zadania pracownikom. Wszystko to powinno działać w ramach jednej zintegrowanej bazy danych, a preferowana jest również jednolita i intuicyjna struktura interfejsu.
Zawsze warto pamiętać, że skuteczna platforma to taka, która doskonale wspiera działanie wszystkich obszarów firmy. Bądź świadomy specyfiki poszczególnych dziedzin i zdaj sobie sprawę z istotności efektywnego zarządzania relacjami w kontekście ogólnego sukcesu przedsiębiorstwa.
Skuteczne prowadzenie kampanii i automatyzacja działań CTA oraz mailingu staną się kluczowymi korzyściami dla działu marketingu dzięki właściwie dostosowanemu systemowi CRM. Łatwa edycja i szybkie wyszukiwanie aktywności to dodatkowe atuty, które z pewnością wpłyną pozytywnie na efektywność.
Nie zapominajmy także o integracji z platformami społecznościowymi, co sprawi, że monitorowanie i kontrola działań pracowników stanie się bardziej efektywne i satysfakcjonujące.
Zespół sprzedaży z pewnością skorzysta z szybkiego dostępu do pełnej bazy wiedzy i notatek o klientach, co umożliwi podejmowanie lepszych decyzji podczas rozmów i transakcji. Dodatkowo, udogodnienia takie jak czat-bot i automatyczne odpowiedzi przyczynią się do oszczędności czasu przy obsłudze powtarzających się zapytań, co z kolei przełoży się na zwiększenie efektywności pracy zespołu.
Generowanie raportów i organizacja spotkań bezpośrednio z poziomu aplikacji to jedne z kluczowych funkcji, które wyróżniają platformy CRM najwyższej jakości.
Automatyzacja - nowoczesne systemy CRM wykorzystują zgromadzone dane do automatyzacji procesów związanych z marketingiem, sprzedażą i obsługą klienta. To innowacyjne podejście pozwala zaoszczędzić czas zespołu, umożliwiając mu skupienie się na istotnych kwestiach.
W obszarze finansów i rozliczeń korzystanie z narzędzi dostępnych w najlepszych ekosystemach przynosi korzyści. Synchronizacja płatności, ustanawianie reguł dla przelewów i monitorowanie każdej transakcji z wygodnej zakładki zwiększa przejrzystość i efektywność zarządzania finansami.
Tworzenie treści to zadanie, które pochłania dużo czasu i energii, ale przy dobrym CRM-ie nawet ta część pracy staje się bardziej wydajna. Kontroluj treści publikowane na stronie i efektywnie zarządzaj dostępną przestrzenią. Wykorzystuj samouczki i wskazówki, aby stworzyć informacyjną i interaktywną wizytówkę firmy. Jeśli wybrany system CRM oferuje takie możliwości, rozważ szybkie wdrożenie.
Jeśli masz trudności z podjęciem decyzji, warto skonsultować się z ekspertami. Jeśli nadal wahasz się i nie jesteś pewien, jak dokonać właściwego wyboru, postaw na profesjonalistów.
Migracja danych i pierwsze uruchomienie mogą być momentami stresującymi. Warto zaufać firmie wdrożeniowej, która codziennie korzysta z wybranego systemu CRM, i skorzystać z usług doświadczonych konsultantów. Oni przeprowadzą niezbędne testy i konfiguracje systemowe, oszczędzając twój czas i pieniądze wydane na indywidualne szkolenia.
Jak już wcześniej podkreślaliśmy, analiza własnych potrzeb jest kluczowa przy porównywaniu ofert na rynku. Dzięki tej analizie będziesz w stanie ustalić odpowiednią kolejność kroków w procesie wdrażania systemu. Oprogramowanie CRM, takie jak na przykład HubSpot CRM, pozwala dostosować zakupy do aktualnej sytuacji firmy. Najczęściej wybieraną i polecana metodą implementacji oprogramowania jest skalowanie, pozwalające mu rosnąć i rozwijać się wraz z firmą, którą wspomaga.
FAQ
Jak wybrać system CRM dla firmy ?
Przy wyborze odpowiedniego systemu CRM istotne jest sprawdzenie, czy obejmuje on wbudowany kalendarz. Warto wybrać platformę, która umożliwia łatwe dodawanie zadań, planowanie wydarzeń, przypisywanie ich do konkretnych pracowników oraz nadawanie odpowiednich uprawnień.
Jaka jest cena wdrożenia systemu CRM?
W przypadku, gdy wdrożenie systemu CRM nie wymaga dostosowywania niestandardowych funkcji do indywidualnych potrzeb klienta, koszt inwestycji w program CRM zazwyczaj mieści się w zakresie od 1000 do 2000 PLN netto.
Po co potrzebuję systemu CRM?
System CRM, będący filozofią przedsiębiorstwa, koncentruje się na działaniach, których głównym celem jest zadowolenie klienta i satysfakcja z zaspokajania jego potrzeb. Strategia CRM to ciągły proces skupiony na doskonaleniu zarządzania relacjami z kontrahentami.
W jakich sytuacjach warto rozważyć wdrożenie systemu CRM?
Warto zainwestować w system CRM, gdy firma potrzebuje dodatkowego wsparcia w zarządzaniu relacjami z klientem. Jeśli napotykasz choć jedną z tych sytuacji, warto rozważyć, jak skutecznie rozwiązać te problemy. Z uwagi na zróżnicowane potrzeby firm, istotne jest monitorowanie i identyfikowanie obszarów, w których można wprowadzić usprawnienia.
